社員から未払い残業代を請求された！適切な対応方法とは？

会社と社員の意見が食い違うと、トラブル拡大も

人事・労務担当者として対応が難しい問題の一つとして、社員から未払い残業代を請求されることがあげられます。

会社としてはルール通りに残業代を支払っているにもかかわらず、社員としては「サービス残業」ととらえることがあり、意見の食い違いによってトラブルが拡大してしまうケースも見受けられます。

未払い残業代の問題が発生した場合、どのようにして問題解決を図れば良いのでしょうか。

残業代の計算が合っているか確認する

社員が未払い残業代を請求してきた場合、会社側としては、その残業代が合っているかどうかを確認する必要があります。

なぜなら、社員が算出した残業代は、会社の基準に基づいて算出されているとは限らず、誤った内容で計算していることもあり得るためです。

単に計算を誤ったケースも問題といえますが、悪質なケースの場合、会社から多くの残業代を請求しようと考え、意図的に高い残業代を請求することもあり得ます。

会社として無用な損失を防ぐためにも、社員が提示した未払い残業代を確認しておきましょう。

時効となった残業代は「消滅時効の援用」を行う

また、未払い残業代の時効は、労働基準法第115条に基づき2年間と定められています。なお、残業代の時効を計算する場合、残業代の支払い予定日は含まれず、支払い予定日の翌日を1日目として計算します。

例えば、2017年1月25日に残業代が支払われる予定であった場合、時効を計算するためにはその翌日である2017年1月26日が1日目となるため、その残業代が時効となるのは、2019年1月25日です。

上記の例の場合、2019年1月26日以降は残業代が時効となるため、残業代の支払いが発生しないことになります。

しかしながら、会社側が「時効が経過したため残業代は支払わない」という意思である「消滅時効の援用」を行わなければ、残業代の支払いが有効となってしまいます。

なぜなら、会社が消滅時効の援用を行わない限り、社員から残業代の支払い請求があった場合、会社としてはそれに応じる意思を示すこととなり、社員による未払い残業代の請求が有効となるためです。

残業代の時効である2年が経過した時点で、社員から残業代の請求があった場合は、社員に対して「消滅時効の援用」を行うことで、時効となった分の残業代を支払う必要がなくなります。

トラブル回避のため、弁護士に相談

社員から未払い残業代の請求を受けた場合、速やかに弁護士に相談しましょう。

残業代の未払いに関する会社側のリスクとしては、残業代の遅延損害金を支払わなければならないこと、会社がブラック企業とみなされ、社会的信用が低下することなどがあげられますが、特に注意したい点としては、社員から労働審判を起こされることです。

労働審判とは、労働者と使用者の間のトラブルをスピーディーに解決するための制度であり、労働審判規則第13条においては、「労働審判手続きの第1回は、労働審判が申し立てられた日から40日以内としなければならない」という内容が記載されています。

つまり、会社側としては約1か月の間に答弁の書類を準備しなければならないことになりますが、日々の業務が多忙な中においては、答弁書類の準備は困難を極めることになってしまいます。

弁護士のフォローを受けることによって、答弁書類の準備がスムーズになるだけでなく、より説得性の高い答弁書の作成が可能となり、労働審判を有利な展開に進められるようになります。

未払い残業代の問題解決を目指すためにも、法律に精通している弁護士に依頼することが重要といえるのです。

未払い残業代の問題の発生を防ぐためには、残業代に関するルールを明確にして、日頃からルール通りに残業代を支払うことが基本となります。

しかし、社員が残業代について異議を唱え、未払い残業代を請求してきた場合は、会社側としては残業を支払うルールに基づき、状況によっては毅然とした対応も必要でしょう。

（画像は写真ACより）