ペーパレス化の自社推進事例

コンパッソグループ各社（コンパッソ税理士法人、コンパッソ社会保険労務士法人、株式会社AMS総合研究所、コンパッソビジネスサポート株式会社、株式会社BizMatch）は、務効率化・DX推進の観点から、ペーパーレス化を推進しています。
その事例をご紹介いたします。

□　経費精算をオンライン申請へ

＜これまで＞
1件づつ用紙に記入し、領収書を貼付する。
上長に承認を得て、月末に経理へ提出。
経理では提出された領収書のチェックをし、内容の不備があるものは差し戻す。
会計システムへ手入力する。

最後は手入力ため、入力ミスがないか細心の注意が必要になります。
また、締め日から給与支払いまで期間が短いため、月末月初の業務負荷が多くなっていました。

＜楽楽精算の導入＞
承認機能、使用している会計システムとの連携具合、画面の見易さや操作のし易さ、コストパフォーマンスなどを検討した結果、コンパッソでは「楽楽精算」が適したツールだと判断しました。

＜導入後の流れ＞
社員が手持ちの領収書をスマホやスキャナーを利用して取り込む。
自動入力機能などを使いつつ、足りない部分は手動で入力する。
自動でタイムスタンプがつけられ、電子帳簿保存法にも対応している。
月末にまとめてオンライン上で申請。
経理処理ではほぼ内容を変更せずに会計システムへ取り込むことが可能。

フォーマットが統一されているため、チェックもし易く、修正が出た場合もオンラインでスムーズに対応を行うことができます。
これにより、経理の業務負荷はかなり解消されました。

＜経費精算以外では＞
コンパッソでは、楽楽精算を利用して、稟議や休暇申請、備品購入申請などをオンライン決済しています。
これにより、紙の保存の必要がなくなり、履歴を調べる際にも大変便利になりました。

□　書類のチェックをオンライン化

＜これまで＞
申告書や資料の確認、チェックを紙で行っていました。
作成した書類を１次チェック者→２次チェック者へと物理的に回覧し、押印をもらい、作成者に戻すという作業です。

修正やコメントを手書きメモで付箋に貼るという作業なので、大変時間がかかっていました。
回覧途中で付箋が外れたりすることもしばしばありました。

＜DocuWorksの導入＞
申告書のチェックや資料の確認をオンライン上でできるようになりました。
スキャンしたデータも編集可能な状態に変換できるため、PDFにコメントを入れるなどができ、作業効率が格段にあがりました。
日付印のスタンプや付箋、クリアファイルにまとめるなどの機能もあるため、紙で回覧していた時と同じイメージで作業ができます。

ツール導入にあたっては、社員への基本操作の説明などが必要になってきます。
動画での説明や、画像を多めに使用した説明書などを作成しました。
また、理解度も個々で異なってくるため、なかなか操作に慣れない社員へは個別で対応するなどしました。

はじめは戸惑いの声もありましたが、使うことが当たり前になれば以前の体制には戻れないくらい便利になります。

これからペーパレス化に向けてツールの導入をご検討されていらっしゃいましたら、弊社で得たノウハウをご提供いたします。
ご相談ください。