電子帳簿保存法について解説｜経理初心者に教えるべき基礎知識

電子帳簿保存法（以下、電帳法という）は、企業の業務効率化とコスト削減を実現するための重要な法律です。2024年1月から完全義務化され、全ての事業者では電子的な帳簿・書類の保存を求められるようになりました。

経理初心者にとっては、電子帳簿保存法の複雑な要件や具体的な運用方法を理解することは容易ではありません。また適切な対応を怠ると、税務調査時に追加の税金や罰金が課されるリスクもあり、注意が必要です。

そこで今回の記事では、経理責任者や経理初心者を部下に持つ上司の方々を対象に、電子帳簿保存法の基礎知識から実務に至るまで、詳しく解説していきます。特に、初心者がつまずきやすいポイントや上司としての指導方法についても具体的に取り上げることで、実務に役立つ情報を提供します。

電帳法の基礎知識

ここでは、電帳法の基礎知識について紹介します。

電帳法とは？

電帳法は、帳簿・取引書類を電子データとして保存するための法律です。1998年に制定され、企業の業務効率化・コスト削減・ペーパーレス化を目的としています。2022年に改正され、2024年1月から義務化されました。

この法律により、企業は紙の帳簿・取引書類を電子的に保存することが認められ、タイムスタンプの付与や、訂正・削除ができないシステムの導入などが必要となりました。

違反した場合の罰則

電帳法に違反した場合、例えば必要な保存要件を満たさなかったり、虚偽のデータを保存したりすると、下記のような追徴や罰金が課される可能性があります。

・電子データ上での文書改ざん・仮装・隠蔽よる税の過少申告または無申告には、重加算税10％
・青色申告の取り消し
・会社法第976条違反にも該当し、電磁的記録を備え置かなかったときには100万円以下の罰金

電帳法には、さまざまな罰則を受けるリスクが潜んでおり、経理責任者は、まずは経理初心者にデータ保存・管理の重要性を伝えましょう。

適用される事業者

電帳法の対象となるのは、ほぼ全ての事業者です。法人税を納める法人や公益法人、所得税を納める個人事業主が該当し、副業で収入を得ている場合も同様です。副業した前々年の収入金額が300万円を超える場合には、業務に関連する請求書・領収書などの取引に関する書類を保存する義務があります。

特に、電子データで請求書や領収書を授受した場合は、要件に沿った保存が必要となり、経理初心者にとって負担も多いです。経理責任者は、経理初心者にも分かりやすい明確なマニュアルや実務的なサポートが求められます。電帳法の要件を遵守しつつ効率的なデータ管理を実現するために、適切な準備と支援が不可欠です。

電帳法の分類

電帳法には、3つの保存方法の分類があり、以下で詳しく紹介します。

1.電子帳簿等保存

決算関係書類・仕訳帳などの国税関係帳簿書類の電子的な保存は、「電子帳簿等保存」と呼ばれます。会計ソフトを利用した決算書や帳簿の作成を意味しており、電子帳簿等保存には「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」の2種類の保存要件が定められています。

国税関係帳簿書類

「優良な電子帳簿」の要件を満たせば、青色申告特別控除の増額や、税務調査の簡略化、過少申告加算税の軽減措置などのメリットがあります。「優良な電子帳簿の要件に適用しているか」確認したい経理責任者は、国税庁が提供するチェックシートを活用すると良いでしょう。

参考：国税庁｜優良な電子帳簿の要件チェックシート

2.スキャナ保存

スキャナ保存とは、取引先から受け取った紙の請求書や、自社で発行した紙の見積書などをスキャンしてデータ保存する方法です。

この保存方法では、データの可視性や真実性を確保するための要件や、検索機能の確保が求められます。また、場合によってはタイムスタンプを付与する必要があります。（タイムスタンプとは、改ざんされていないことを証明する電子的な印です。）

最長2カ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与が義務化されており、経理責任者は作業フローを考える必要があります。経理初心者は、タイムスタンプ付与の漏れや入力期間外の作業をするリスクがあるため、ダブルチェックやチーム作業をできるような作業工程を考えましょう。

スキャナ保存とは、取引先から受け取った紙の請求書や自社で発行した紙の見積書などをスキャンしてデータとして保存する方法です。

この保存方法では、データの可視性や真実性を確保するための要件や、検索機能の確保が求められます。また、場合によってはタイムスタンプを付与する必要があります。タイムスタンプとは、デジタルデータにその作成日時を証明する電子的な印のことです。

タイムスタンプの付与は、最長2カ月と概ね7営業日以内に義務付けられているため、経理責任者はその作業フローをしっかりと考える必要があります。経理初心者は、タイムスタンプの付与漏れや期限外の作業をするリスクがあるため、ダブルチェックやチーム作業を取り入れた作業工程を設けましょう。

3.電子取引データ保存

電子取引データ保存とは、電子メールやウェブ上で受け取った請求書や領収書などのデータを、そのまま電子的に保存する方法です。この方法では、データを紙に印刷して保存、または再度スキャナ保存は認められていません。電子保存の要件を満たすためには、以下のような対応が必要です。

3.1.受け取った電子データの書類

取引先から受け取った電子データの書類には、請求書や領収書、契約書などが含まれます。これらのデータは、電子的に授受された形式のまま保存しなければなりません。保存に際しては、データの真実性と可視性を確保するための要件が求められ、受信日時の記録や、変更履歴の管理が必要です。

経理責任者には、取引先から受け取ったデータの保管場所を確保することが求められます。大量のデータを保管する場合には、経理初心者だけでは負担が多く、専用のストレージフォルダやソフトを導入すると良いでしょう。

3.2.自社が送信した書類

自社が電子データで送信した書類も、同様に電子保存をする必要があります。対応すべき書類には、送信した請求書や領収書、見積書などが含まれます。送信した日時や相手先の情報を含めて、データの完全性を保つことが重要です。なお、紙に印刷して保存することは禁止されているため、データのこの点について経理初心者に注意を払いましょう。

電子保存に必要な2つの要件

電子保存を行うためには、以下の要件を満たす必要があります。

1.可視性の確保

電子データを保存する際には、必要な情報を迅速に検索できることが求められています。

2.真実性の確保

電子データの真実性を確保するためには、以下の要件を満たす必要があります。

要件を満たした対応方法

電子保存の要件を満たすためには、以下の2つの方法があります。これにより、企業は法令遵守と効率的なデータ管理を両立させることが可能です。

1.専用ソフトを利用するパターン

専用ソフトの利用は、電子保存に必要な要件を簡単に満たすことが可能です。検索機能や、真実性の確保などは自動的に担保され、経理初心者でも安心して運用できます。導入には以下のようなソフトウェアが必要です。

・会計ソフト：取引データを管理し、必要な帳簿を電子的に作成・保存
・タイムスタンプ付与ソフト：データの作成日時を記録し、改ざんを防止
・スキャナシステム：スキャナ保存の要件を満たしたスキャン機能
・バックアップソフト：定期的にデータをバックアップし、災害時やシステム障害時に備える

専用ソフトの導入には初期費用・ランニングコストがかかりますが、長期的には業務効率の向上とコスト削減が期待できます。また、サポート体制が整っているため、トラブル発生時にも迅速に対応できる点がメリットです。

2.自社で管理するパターン

ソフトを使わずに自社で管理する場合は、必要な要件を満たした事務処理方法の構築が必要です。特に重要なのは、「検索機能の確保」と「真実性の担保」の要件であり、以下のような対応が求められます。

・検索機能の確保：自社で管理する場合には、①ファイル名に「20240131_株式会社国税商事_110000」のように日付や取引先、金額を付与する方法や、②Excelなどで索引簿を作成し、ファイルと関係づける方法もあります。
・真実性の担保：ソフトを使わない場合、訂正・削除を防ぐための事務処理規程を定めることでタイムスタンプに代わる運用が行えます。国税庁のサイトに事務処理規定のひな型がありますので、参考にしてください。また、Adobe Acrobat Readerを使うと無料でPDFにタイムスタンプの付与ができます。こうした方法も活用するといいでしょう。

自社で電子データの取り扱いを行う際には、細かな規程を定めることが重要です。そのため経理責任者は、国税庁が公表しているサンプルを活用し、適切な規程を作成する必要があります。自社の規程を細かく記載し、経理初心者に理解させましょう。

参照：国税庁｜各種規程等のサンプル

電子保存の利点

ここでは、電子保存の具体的なメリットについて紹介します。

領収書・レシートの簡便な保管

電子保存により、領収書やレシートを簡便に保管できます。これにより、紙の管理が不要となり、保管スペースの削減が可能です。また、迅速に検索・閲覧できるため、業務効率も向上します。電子データは物理的な劣化がないため、長期間にわたって保管ができます。

なおスキャナ保存する際には、白黒保存ではなく、赤青緑256階以上のカラー保存が求められています。カラー印刷された領収書は、カラーの分かるようにスキャニングするようにしましょう。

電子保存による印刷コストの削減

電子保存を導入することで、紙に印刷するコストを削減可能です。特に、大量の帳簿や書類を扱う企業にとっては、年間を通じて大幅なコスト削減が期待できます。また紙の使用量を減らすことで、環境保護にも寄与します。

タイムスタンプによるデータの信頼性向上

タイムスタンプを使用することで、データの作成日時が証明され、後からの改ざんが防止されます。データの信頼性が確保され、税務調査の際にも安心して提出できます。また紙ベースの書類を保管する必要がなくなるため、印刷・輸送コストを削減可能です。

電子保存の留意点

以下では、デメリットについても紹介します。

保存要件の遵守とチェック

電子保存を行う際には、法で定められた保存要件の遵守が重要です。定期的に内部監査を行い、要件を満たしているかをチェックする体制を整える必要があります。経理責任者は、監査による指導方法を考え、データの正確性や保存期間の遵守状況を担保していきましょう。

バックアップ管理

電子データは、システム障害や災害による喪失のリスクがあります。定期的なバックアップを実施したり、複数の場所に保存したりして、データの安全性を確保します。経理初心者にも、バックアップの重要性を理解させ、実践させることが大切です。バックアップは、定期的なスケジュールに基づいて実施し、データの整合性を確認しましょう。

電帳法対応の実務

経理責任者が電帳法に対応する際に、注意すべきポイントを紹介します。

業務プロセスの構築

電帳法に対応するためには、業務プロセスを見直し、適切なフローを構築する必要があります。例えば、データの入力・保存・検索の手順に漏れがないか、全従業員を対象に確認します。また、経理初心者に対しても、規程通りに作業しているか確認させ、理解を深めさせましょう。

必要な機器とソフトウェアの追加

電子保存を実現するためには、適切な機器とソフトウェアを選定することが重要です。例えば、高性能なスキャナや、信頼性の高い電子保存ソフトを導入する必要があります。例えば、不鮮明なスキャンをすると保存要件を満たしません。機器の選定に際しては、導入コストだけでなく、経理初心者でも使いやすい様な操作性の高い機器を選びましょう。

保存方法と保管場所の検討

電子データの保存方法と保管場所を適切に検討することも重要です。データの安全性とアクセスの容易さを両立させるために、クラウドストレージの利用なども考慮します。クラウドストレージを利用することで、データの保全性と可用性を高めることができます。

なお帳簿や取引関係書類は、最長10年の保存が求められています。仕入先や取引先が多い場合には大量の書類を保管する必要があるため、ストレージを決める際には余裕をもった規格を選びましょう。

部下の指導と教育

経理初心者に対しては、電帳法の基本的な知識から具体的な実務まで、段階的に指導することが求められます。定期的な研修を実施し、実務に即した指導を行うことで、初心者でも安心して業務を遂行できるようにします。特に、法令遵守の重要性と、実務における具体的なポイントを丁寧に教えることが大切です。

まとめ

電子帳簿保存法は、企業の業務効率化とコスト削減を目指す重要な法律です。

コンパッソ税理士法人では、TKCの会計ソフトであるFXシリーズを推奨しています。FXシリーズは電子帳簿保存法に対応しており、検索機能や真実性の確保が容易に行えます。さらに、導入サポートも充実しているため、安心して利用することが可能です。

経理初心者は基本的な知識から実務までしっかりと指導を受けることで、安心して業務を遂行できるようになります。経理責任者は、部下への指導とサポートを徹底し、法令遵守を確実にしていきましょう。