アルバイトやパートのシフト管理はどのように行えば効率的？シフト管理の際の注意点は？

飲食業や販売業などのサービス業は、アルバイトやパートの採用率が高く、シフト制を導入していることが多いと思います。また医療や介護など定休日のない業務でもシフト制で作業を行っています。

シフト管理は従業員の数が多くなればなるほど、シフト管理を担当する人の作業が増え、負担がのしかかり、作業効率が悪くなってしまいます。そのためいかに効率の良いシフト管理ができるかが、業務の効率化を左右する大きなポイントになります。

今回はシフト管理について、ご紹介していきます。

シフト管理とは

シフト管理とは、従業員の出勤日や労働時間を調整して、円滑に業務が行えるように管理することです。特にシフト制を採用している業種では、従業員の出勤する曜日や時間帯が多様であるため、人件費や売上などを考慮したスケジュール調整が必要になります。

アルバイトやパートであっても、週1回の「法定休日」を与えることが労働基準法第35条で決められています。そのため、従業員の希望するシフトを考慮しつつ、連続勤務にならないようにしたり、法定労働時間を超えないようにしたりするなど、シフト管理担当者は大きな負担を抱えてしまいがちです。

シフト管理の目的とは

シフト管理の目的を以下に挙げていきます。

・円滑な業務遂行
営業時間内や業務時間内では、忙しい時間と比較的落ち着いている時間が発生します。忙しい時間帯には、最大限の売上を獲得できる十分な労働力が必要となります。

従業員の数が不足していると、業務が円滑に進まなかったり、従業員1人当たりの作業負担が増えることでトラブルが発生したりします。最悪の場合、労災事故が発生する恐れもあり、従業員にとっても会社にとっても大きなダメージです。

忙しくなることが予想される時間には、安全でスムーズな業務を行うためにも、十分な労働力を確保できるようなシフト管理が必要です。

・無駄のない人員調整で最大限の利益をあげる
忙しい時間に十分な労働力の確保が必要になる一方で、比較的落ち着いている時間には、人件費を抑えるシフト管理が必要になります。

無駄な人件費を削減し、必要な時間に必要な人数を配置することで、会社の利益を最大限にあげることができます。

シフト管理の方法

シフト管理には主に2つの方法があります。

・エクセル管理
エクセル用いてシフト管理を行う方法です。

シフト表を作成するほかにも、セル内に関数や演算式を入力しておくことで、日付や曜日の入力を省略できます。また、従業員の過不足や勤務時間、勤務日数の把握なども自動で計算してくれます。

CSV形式で保存しておけば、他の従業員や本社との共有がしやすいのも特徴です。

・シフト管理システム
シフト管理システムやシフト管理ソフトを利用することで、エクセルで関数や演算式を入力する手間を省くことができ、さらにシフト管理業務が効率化されます。

勤怠管理システムや給与計算システムと連動させることで、店舗運営上の人事に関する業務をまとめて管理することができます。さらに本社で複数の店舗や営業所のデータを扱う際にも、一括管理しやすいというメリットもあります。

シフト管理システムを導入するメリット

昨今は業務効率化のため、シフト管理システムやソフトを導入する事業所が増えています。

シフト管理システムを導入することで、どのようなメリットがあるかをご紹介していきます。

・シフト作成業務の効率化
従業員が専用のフォーマットにスケジュールを入力して送信することで、管理画面に自動で反映されます。

予想される売上や必要な人数を設定しておくことで、自動的にシフト作成を行うことが可能になります。万が一、人数が不足している場合は、通知機能で教えてくれるというソフトもあります。

シフト管理担当者は、これまで手入力で行っていた作業が省略され、より効率の良い業務を行えます。

・適正な人員配置でコスト削減
シフト管理システムに売上や人件費、人件費を差し引いた利益などのデータが積み重ねられていくことで、繁忙期やピークタイムの予想がつき、適性な人員配置が可能です。

無駄のないシフト管理を行うことで、人件費の削減につながります。

まとめ

シフト管理は従業員の数が多いほど、作業が複雑になり、担当者の負担が大きくなります。

アルバイトやパートは、学生から社会人、主婦など幅広い年齢層の希望スケジュールを考慮する必要があります。また近年は外国人労働者の雇用も進んでいるので、シフト管理には多くの時間と労力を必要とします。

シフト管理システムは、シフト管理の作業を大幅に省略できます。これまでシフト管理で勤務時間を大幅にとられていた担当者も、他の作業を行うことができ、結果として会社全体の生産性を高めます。

従業員も希望スケジュールを提出する手間が省け、外国人に対応したシフト管理システムローンチされています。

シフト管理を効率化することは、無駄なコストを削減し、結果的に会社の利益につながるでしょう。

（画像はPixabayより）