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業務は効率化の時代!スピーディーに勤怠管理を行う方法は?

勤怠管理はタイムカードだけに限らない!

出勤時刻や退勤時刻を管理する「勤怠管理」においては、現在でもタイムカードを利用する事例が多くみられますが、最近ではタイムカードに限らず、多様な方法で勤怠管理が行われています。

勤怠管理の作業をより効率的に行うためにも、勤怠管理の方法について検討してみましょう。

ICカードによる勤怠管理

ICカードは、タイムカードと同様にカードを読み取りする機械を利用して打刻を行いますが、タイムカードと異なる点は、交通系のICカードやコンビニ・スーパーなど小売店で利用しているICカードも使えることです。

そのため、社内ではタイムカードを用意する必要がなく、勤怠用としてICカードを読み取る機械を用意するだけで済みます。

そのほか、社員証とICカードが一体化しているタイプもあり、社員証をタイムカードの代わりに利用するケースもあります。

企業で勤務する社員は社員証を常に携帯する必要がありますが、社員証をタイムカード代わりに利用できれば、おのずと社員証を常に携帯している状態になることもメリットといえます。

ICカードで打刻すれば、打刻データに基づいて出退勤の時間が自動的に表示されるため、勤怠業務の手間が省けます。ICカードはさまざまな業種において利用されています。

勤怠管理を指紋認証で!

また、勤怠管理に指紋認証が活用される場合がありますが、指紋認証を利用するメリットは、本人でなければ打刻ができない点であり、勤怠の不正防止につながる点です。

タイムカードで勤怠管理を行っている場合、もし、自分自身が遅刻しそうな状況であれば、他の人にお願いして自分のタイムカードを押してもらうことも可能ですが。この行為は明らかな不正行為となります。

しかし、指紋認証で打刻する場合は不正行為が一切行えないため、出退勤時の打刻を正確に行えます。

指紋認証は、タイムカードやICカードを用意する必要がないため、飲食店や小売業など、パートやアルバイトの多い業種に適しています。

勤怠でクラウドのシステムを導入!

勤怠管理にクラウドのシステムを導入することによって、勤怠管理がより効率化されます。

クラウドのシステムを導入するメリットは、勤怠業務において時間と場所の概念が取り払われることです。具体的には、打刻をする場所は社内、外出先を問わないこと、そして、打刻データはクラウド上に保管される仕組みであるため、勤怠管理の担当者がいつでも勤怠データを参照することができます。

これによって勤怠データは自動的にまとめられるため、勤怠データを集計する作業が不要となり、勤怠業務の省力化が図られるようになる点がメリットといえます。

自己申告による勤怠管理が行われることも

勤怠はさまざまな方法が活用されていますが、場合によっては勤怠を自己申告で行っているケースもみられます。

自己申告による勤怠とは、出退勤の用紙に出勤時刻と退勤時刻を自分自身で記入する方法です。営業担当者が外回りをしていてタイムカードなどで打刻できない場合や、入社したばかりでタイムカードの用意ができていない場合などに利用されます。

しかしながら、自己申告による勤怠は、出退勤時刻が正しく記入されない場合があり、不正行為につながることも十分にあり得ます。

外出先で打刻ができない場合は、勤怠にクラウドのシステムを導入し、スマートフォンやタブレットを利用して打刻できるようにすることも一つの方法となります。

勤怠管理の業務は効率化が進んでおり、現在では少人数で処理することも可能となりました。労働力人口が減少している中で、働き方改革が推進されていますが、そのようなときこそ、勤怠管理を効率化して省力化を図ることが重要といえるのではないでしょうか。

(画像は写真ACより)

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