怠った場合は法的罰則も…労働条件は必ず明示しなければいけません！

従業員の採用後、会社は自由に従業員を働かせていいわけではありません。

会社は採用する側、従業員は採用される側という雇用体系上、従業員を守るために法律で決められたいくつもの規則があります。

今回はその中の1つである、「労働条件の明示」についてご紹介します。

明示するべき労働条件とは

労働条件を明示することは、法律で決められています。

使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。
労働基準法第15条第1項より

労働条件を明示する書類は「労働条件通知書」とも呼ばれていますが、法律で決められた用語ではありません。

よく似たものに「雇用契約書」がありますが、これは雇用主と労働者が雇用を結ぶときに交わす契約書です。労働条件を明示することが法律で決められていることに対して、雇用契約書は法的に必要ではないという点で異なります。

労働条件に関しては、少なくとも以下の事項について明示する必要があります。

・書面で行う明示事項
・労働契約の期間
・就業場所
・従事する業務内容
・始業、終業時刻
・所定労働時間を超える労働の有無
・休憩時間
・休日、休暇
・賃金の計算及び支払い方法、支払い、締切日
・退職に関する事項（解雇理由を含む）

・口頭での明示でもよい事項
・昇給
・退職手当の適用範囲、計算及び支払い方法、支払い日
・臨時に支払われる賃金
・労働者に負担させる食費、作業用品など
・安全及び衛生
・職業訓練
・災害補償
・表彰及び制裁
・休職

書面での明示事項は法的に義務付けられていますが、書式に関しては決められていません。厚生労働省のHPに雛形が掲載されているので、作成の際参考になります。

なお、この労働条件の明示は、アルバイトやパート、派遣社員などの非正規雇用者も対象となります。

労働条件の明示方法について

これまでは、労働条件の明示方法は書面にて行われてきました。

しかし、IT技術の進化に加え、働き方改革によるリモートワークやテレワークなどの普及などと共に、明示の方法も変化しつつあります。

2019年4月より、厚生労働省は労働条件の明示を書面以外にも、FAX、メール、SNSで明示できるように省令（各省庁の大臣が発する命令）を改定しました。労働条件の明示をFAXまたは電子化できたことで、労務に関する作業が効率化されるという大きなメリットをもたらしました。

労働条件明示の電子化に関して、厚生労働省は、PDFファイルなど印刷や保存がしやすい形式での添付を推奨しています。

労働条件の明示を怠った場合

労働条件の明示を怠った場合、重大なトラブルが発生することもあるので注意が必要です。

（1）罰則

労働条件の明示義務を怠った場合は、労働基準法120条により、30万円以下の罰金に処されます。

また、労働条件の明示はメールやSNSなどの電子媒体での交付が可能となりましたが、これは従業員が希望した場合に適用される明示方法です。従業員が希望していないにも関わらず、メールやSNSでの交付を行った場合も労働基準関係法令の違反となるので注意が必要です。

（2）行政指導等

労働条件を変更した場合、会社はすみやかに従業員に交付しなければいけません。

明示された労働条件と異なる事実が発覚した場合、労働基準法15条第2項により、労働契約を即時解約することができます。その他、虚偽の記載があった場合や労働条件が不明瞭な場合などは行政指導の対象となったり、罰則を受けたりすることもあるので注意が必要です。

（3）その他のトラブル

労働条件の明示が電子化されたことで起こるトラブルに気をつけましょう。

メールでの交付を行った場合は、確実にメールが到達したかを確認しておきましょう。交付の際は、迷惑メールフォルダに入っていないか、セキュリティ機能によりブロックされていないかなどの注意喚起を行うことが必要です。

またSNSなどで明示する際には、文字数制限により文面が途切れてしまうので、添付ファイルで交付することが望ましいとされています。SNSでの明示では、会社名や明示期日、送信期日、送信者などを必ず記載しましょう。

まとめ

労使間のトラブルを防ぐためにも、労働条件の明示は極めて重要です。

書式に関しては、厚生労働省の雛形を参考に、条件の記載に虚偽がなく、明確でなければいけません。そして何より、労働条件の明示を怠った場合は法律上の罰則が発生することを把握しておきましょう。

また近年のIT化の普及に伴い、明示方法の電子化で効率のよい交付が可能になった一方「交付のメールが来ていない」「会社名などが明確に記載されていない」など新たなトラブルも発生しています。

労働条件の明示は、明示する内容を明確にし、しっかりと従業員に伝わる方法で明示を行うことで、労使間のトラブルを防止することにつながります。

（画像はPixabayより）