アルバイトやパートがいる職場。シフトはどのように管理したら良い？

シフト管理とは

シフトとは、正社員やパートタイム、アルバイトが固定の就労時間ではなく、複数の時間帯で勤務する体制のことを指します。

このシフトの勤務体制を維持、管理することをシフト管理と言います。

最近では社会問題として長時間労働が取り上げられており、企業を運営していくなかで、労働基準法に沿った適切な勤怠管理を確実に行うことが求められています。

また、1日8時間以上、週に40時間以上の法定時間外労働を行わせると、従業員に割増賃金が発生し、人件費のコストが大幅に必要になってきます。

しかし、シフト制を導入することで、従業員を決まった時間ごとにローテションさせて業務を進められます。

そのため、従業員に法定時間外労働を行わせなくても、長時間の営業や稼働が可能です。

また、法定時間外労働を減少させることで、賃金のトータルコストが下がるので、必然的に従業員にかかる社会保険料も減少します。

シフト管理ではこれらのことを意識しつつ、従業員の勤務日と公休日、売上予算などに応じて人員を配置し、把握・管理を行わなくてはいけません。

シフト管理で起きる問題ケース

シフトを管理するためには、まず従業員がどの日に、どのくらいの時間働くかなどのスケジュールを表すシフト表を作成しなければいけません。

シフト表の作成にはかなりの手間と時間がかかるので、負担が非常に大きい作業です。

このシフト表を作成するうえで想定される問題ケースをご紹介いたします。

・シフトが埋まらない
従業員数が確保できていない場合、どのようにシフトを調整しても埋まらない時間帯が出てきてしまいます。

そうなると、人手不足が発生しやすい時間帯を固定シフトにするなどして、早急に従業員の採用募集をかけなければいけません。

シフトが適切に埋まらないと、既存の従業員の作業量が増え、負担が大きくなってしまいます。

その結果、従業員のモチベーションが下がり、仕事の効率の低下、最悪のケースとしては従業員が退職してしまう可能性も考えられます。

・従業員の急な欠勤や遅刻、早退がある
特に、パートタイムやアルバイトなどの家庭状況や、生活パターンをきちんと把握できていないと適切なシフトを組めません。

学生のアルバイトであれば、試験期間中や部活動によっては出勤できる時間帯が異なる場合や、出勤日が通常シフトと異なる場合が出てきます。

また、子育てをしながらパートタイムをしている従業員の場合は、子どもの急病などによる急な欠勤・早退も考えられます。

従業員それぞれの生活パターンをきちんと把握し、急な欠員が出ても、すぐに対応できるようなシフトを作成しなければいけません。

・同じ時間帯や同じ日に、希望シフトが集中する
「店舗を活気づけようと若い従業員を確保」という考えから、学生のアルバイトばかり採用してしまうと、試験期間中や帰省シーズンに多くの欠員が出てしまう可能性が考えられます。

また、子育てをしている従業員を多く採用していると、学校行事に休み希望のシフトが集中してしまいます。

これらのことを避けるためには、シニアやフリーアルバイターなど、幅広いジャンルの従業員を適切に確保しておくことが求められます。

シニアやフリーアルバイターは時間の融通が比較的効きやすいので、人手が薄い時間帯にシフトを組み込むことが可能です。

シフト管理をデジタル化へ

シフト管理で起きる問題ケースに十分に気をつけていても、売上予算や人件費の予算を考慮しながら手書きやエクセルなどでシフト表を作成するのはかなり時間がかかります。

この問題を手早く解決するためには、シフト管理を管理システムを使って行うのがおすすめです。

では、このシフト管理システムを活用することで、どのようにシフト管理が楽になるのかを解説いたします。

・従業員の希望シフトを収集しやすい
シフト管理システムを導入すれば、従業員のスマホやタブレットを通して希望シフトの収集が可能です。

そのため、従業員がわざわざ休みの日に、希望シフトを提出しにくる手間がなくなり、誰が希望シフトを提出していないかの把握や、締め切り期限が超過してしまうなどの問題が減少します。

・従業員の希望シフトに基づき仮のシフトが作成される
従業員が手持ちのスマホやタブレットで、希望シフトを提出すると、その希望シフトに基づいたシフト表を作成してくれます。

そのため、シフト表を作成する手間が軽減され、シフト表上の人員のダブりなどのミスを抑制、埋まっていない時間帯の早期発見など、シフト表作成における作業効率が格段に上がります。

・シフトの共有がWebでできる
シフト表が完成した後は、自動的に従業員のスマホやタブレットに通知が行くので、シフトの共有・確認がしやすいのが特徴です。

そのため、シフト表が出たときにわざわざ確認しに行く手間が省けて、好きな時間に簡単にシフト表を確認できます。

・給与計算・勤怠管理までできる
シフト管理システムやシフト管理ソフトによっては、シフト表作成だけでなく、勤怠管理を行い、その勤怠に基づいて給与計算を自動で行ってくれます。

これにより、経営に関する事務作業の負担が軽減され、かなりの効率化が図れます。

まとめ

今回は、シフト制の管理について解説いたしました。

エクセルや手書きでシフト表を作成すると、手間も時間もかかりかなり作業の効率が悪いです。

シフト管理システムを採用することで、従来よりも時間をかけることなく、見やすく利便性の高いシフト表が作成できます。

シフト表を作成する時間を軽減することで、ほかの業務に集中できるため、店舗運営や経営の面から見ても、効率が良いです。

まだ、手書きやエクセルなどでシフト表を作成しており、シフト表作成において不便さを感じている場合は、シフト管理システムの採用を検討してみてはいかがでしょうか？