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社内SNSでコミュニケーション活性化!情報やナレッジを共有しよう

昨今の社会事情で、オフィスに社員全員が出社するという働き方が変化しつつあります。

顔と顔を合わせないビジネスシーンでは、社内コミュニケーションが乏しくなりがちです。気軽な会話やコミュニケーション不足になると、モチベーションを維持することが難しくなります。また必要な情報や有益な知識を、共有する機会が減ってしまいます。

そこで、社内SNSを導入してみてはいかがですか?

今回は社内SNSについて、メリットやデメリット、目的別ツールをご紹介いたします。

社内SNSとは?

社内SNSとは、会社内で使用することを目的として作られたコミュニケーションツールです。

それぞれの業務内容に応じた使い方をすることができ、情報共有や社員同士の交流を気軽に行うことができます。メールよりも気軽に使用できるので、多くの企業で導入されています。

社内SNSのメリット

・社内コミュニケーションを活性化できる

コミュニケーション手段としてSNSを使うことに抵抗がないので、メールよりも「使いやすい」というメリットがあります。

メールのように特定の誰かに向けて発信されたものでは、閉鎖的な情報共有になりがちです。

しかし、社内SNSを使い広く呼びかけることは、会話に参加している全員で共有したり、発言することができます。より多くの社員や部署と交流することで、社内コミュニケーションの活性化をはかることも可能です。

・資料や画像、動画などの情報共有がしやすい

資料や画像などを、SNS上で発言と共に「見える化」できるので、より本物の会話に近い形式で情報共有しやすいというメリットがあります。

現代人はとても忙しく、メールに添付された資料を見るには、メールを立ち上げ、開封して読み、添付資料を開くといったステップをわずらわしく感じ、後回しにしてしまう傾向があります。また紙の資料は、資料を作り、プリントアウトして配布するという時間や紙のコストもかかります。

このようなデメリットは、社内SNSの情報共有では発生しません。

より会話形式に近く、わかりやすい情報共有が行えることも社内SNSのメリットです。

・会話形式で気軽に発言できる

メールや紙の文書に比べ、SNSでは会話形式で気軽に発言できることがメリットです。

実際に会話ができない状況でも、複数人で自由に発想を出し合うようなミーティングの場を実現することができます。深く考えこまずに頭に思い浮かんだことを発言することで、思わぬアイディアが生まれるきっかけにもなります。対面式のミーティングでは、話し初めのきっかけをつかみにくい人でも、文字での発言では躊躇なく発言できる人もいます。

参加している全員が、平等で気軽な発言ができることも社内SNSのメリットです。

・時系列を理解できやすい

SNSでは時系列をさかのぼって見ることができるので、どんな会話の流れで現在の状態になったのかを、簡単に把握することができます。

また社内SNSでは、キーワードを検索する機能がついています。

一般的にSNSはメールや文書と違い、書き始めの時候の挨拶などを省くので、無駄なやり取りを省略し、ピンポイントなキーワード検索が可能です。必要な資料や発言を探すときにも、社内SNSでは短時間で行えるので、業務の効率化をはかることができます。

・場所や媒体を問わない

社内SNSはタブレットやスマホにも対応しているので、場所や媒体を問わず利用することができます。

昨今は、スマートウォッチにも対応した社内SNSアプリも登場しています。通勤中や会議中など、スマホを取り出すことができない状況でも、社内SNSの閲覧が可能です。

・重要事項はメールで、会話はSNSで

情報過多の時代を生きる現代人は、本当に必要な情報を選び出すことに追われています。特にビジネスの場において、重要な連絡事項が他の情報に埋もれてしまうこともあります。契約や商談に関わることであれば、トラブルの原因にもなりかねません。

そこで、重要事項のみメールで連絡することを徹底し、他の「〇〇の件、了解です。」などの会話は、社内SNSを利用することで、タスクの重要度を管理することが可能です。

社内SNSのデメリット

・導入コストがかかる

社内SNSを新たに取り入れるのであれば、導入や周知・徹底にコストがかかります。

対比用効果と導入コストを考えたツールを選ぶことが重要です。

・SNS漬けの生活に疲れてしまう

コミュニケーションや情報共有が気軽にできるので、SNSに参加しないといけない、早く返事をしなければいけないといった「SNS疲れ」を引き起こしてしまう可能性があります。

業務時間外での社内SNSの利用について、ルールを設け、ストレスのかからない運用を行うことが重要です。

目的別!社内SNSツールをご紹介

社内SNSには様々なツールがあり、社内SNSを行う目的を明確にする必要があります。

今回は重視するポイントを4つに分けて、目的にあった社内SNSツールを挙げていきます。

・コミュニケーション重視なら「THANKS GIFT」

(画像はTHANKS GIFT公式サイトより引用)

THANKS GIFTは、社内コミュニケーションを活性化させる社内SNSツールです。

社員間で、メッセージと共に「ありがとう」の気持ちをコインで贈ることができ、貯まったコインは景品と交換できます。

社員のモチベーションアップをはかり、社内でより多くの会話やナレッジの共有などをはかることができます。

・業務重視なら「Slack」

(画像はSlack公式サイトより引用)

Slackは、IT系の企業でよく使われている社内SNSツールです。

IT系企業で多く使われている理由は、GitHubと連携できる点にあります。

GitHubは、ソースコードを公開・共有できるツールとして世界中のエンジニアに利用されています。

また、サムネイルで画像が表示されるので、画像を共有するデザイン系の企業でも、取り入れられています。

・会話重視ならWowTalk(ワウトーク)

(画像はWowTalkより引用)

WowTalkは利用権限や閲覧できる利用者を制限できるので、セキュリティ対策が抜群に良いことが特徴です。

その一方で直感的に操作できるデザインを採用し、シンプルで誰でも使いやすいというメリットがあります。

LINEのような感覚で年齢を問わず操作できるので、会話に参加する社員が増え、社内SNSでの会話を重視したい場合には、相性の良いツールです。

・スケジュール管理重視ならAipo

(画像はAipoより引用)

Aipoは、多くの人がスケジュール管理で使用しているGoogleカレンダーやOutlookカレンダー、iCloudカレンダーと連携できます。

普段使い慣れたカレンダー機能をそのまま使えるので、社内SNSで新しいツールが導入されることに比べれば、積極的に利用しやすいです。

会議室の予約や勤怠管理もでき、ビジネスシーンでのスケジュール管理に強い社内SNSツールです。

まとめ

今回は、社内SNSについてご紹介しました。

社内でのコミュニケーションを円滑にすることで、情報共有やモチベーションアップをはかることができます。同時に業務効率化もはかることができ、無駄なコストや時間を省略することも可能です。

ぜひこの記事を参考に、社内SNSの導入や運用に役立ててください。

(画像はPixabayより)

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