ひとり経理の効率化術｜RPAの導入と成功させる秘訣
「RPA導入で本当に業務改善できるの？」 「うちの会社でRPAを導入するのは難しそう…」 と思う方も多いのではないでしょうか。RPAを正しく導入すれば、業務プロセスの効率化や人的ミスの削減など、大きな業務改善効果を得られます。
本記事では、RPA導入におけるコストや効果、そして成功のポイントについて詳しく解説します。経理事務の効率化を目指す企業の担当者にとって、有益な情報をお届けします。
RPAツール導入による効果と成功ポイント
RPAツールを導入すると、次の効果が得られます。
- 人件費削減 ：業務自動化により残業代や人員を削減できる
- 戦略的業務への集中：単純作業をRPAに任せ、人間はニッチ業務に注力できる
- 人材不足解消 ：少ない人数で多くの業務をこなすことができる
- 情報流出防止 ：人為的ミスや退職に伴う情報流出を防止できる
- 管理工数削減 ：設定後は即座に効果を発揮し、教育コストも削減できる
- 人為的ミス削減 ：疲労や不注意によるミスを防ぎ、業務品質を向上させる
- 労働環境改善 ：残業時間削減やストレス軽減、人間関係トラブルを回避
これらは、企業の生産性向上と従業員の働き方改革に大きく貢献します。
また、RPA導入の効果を測定するには、ROI（投資対効果）の計算が有効です。具体的には、導入後に削減されたコストと、初期費用や運用費用を比較することで、RPA導入の効果を数値で把握できます。ROIを定期的に確認し、導入の成果を評価するとより効果的です。
RPA導入を成功させるためのポイント
RPA導入を成功させるためには、事前準備と計画策定が不可欠です。導入前に業務プロセスを詳細に分析し、自動化が可能な部分を特定することが重要です。
| 業務プロセス | 解説 |
|---|---|
| 業務の洗い出し | 効率化できる業務を見極め、削減できる時間を見積もる |
| 適切なRPAの選定 | 機能・コスト、導入工数などを考慮して選定する ロボットの作成が容易でシンプルなものを選定する |
| 担当者の選定と社員教育 | RPAに関する知識がある人、またはプロジェクト管理の経験がある人を選定 基本的な概念や利点を理解するためのトレーニングを実施 |
| 試験運用の実施 | 実際の業務にあてはめて試験運用を行う |
| 効果測定・課題検証 | 試験運用の結果を確認し、問題があれば解消する |
| 本格的な導入前 | 必要な環境を整え、社内での説明をおこなう |
| ー業務自動化を開始ー | |
| 運用・保守 | 日常の管理や問題発生時の対応方針を決める |
また、導入はゴールではなく、継続的なメンテナンスが必要です。導入後の運用体制やメンテナンス計画を明確にしておくことで、長期的な成功を支えられます。
RPAツール導入におけるコスト
RPAを導入する際には、ツールを利用することが一般的です。ツールを利用すると初期費用、ランニングコスト、保守・運用費用などが必要となります。この章では、これらの費用内訳と初期費用を抑える方法について解説します。
RPAツールの導入費用
RPAツールの導入にかかる主な費用項目は、次の通りです。使用するRPAツールの種類や導入規模によって費用は大きく異なります。また、導入をスムーズに進めるためには、専門家のサポートも必要です。ツール選定時には、サポート体制の有無もしっかり確認しておきましょう。
| 項目 | |
|---|---|
| 導入・初期費用 | ・事務手続きや操作説明などの支援費用が含まれる ・専用パソコンやサーバーの購入・構築費用も導入費用の一部 |
| ランニングコスト | ・月額の場合と年額の場合がある ・価格に大きな差があるため、見積りを取って確認する |
| 保守・運用費用 | ・保守、運用管理、開発など多岐にわたる ・オペレーションレクチャーや研修も含まれる ・自社の体制を考慮し、必要なサポート範囲を判断する |
| その他の関連費用 | ・バージョンアップ対応や大規模展開時のサーバー更新が必要 ・専門スタッフの雇用や派遣も考慮するとなおよい ・人件費を含む追加費用も想定する |
初期費用を抑える方法
初期費用を抑えるには、無料トライアルや小規模なパイロット導入を活用するのがおすすめです。この方法はRPAツールによる実際の効果を確認しながら、最小限の投資で導入を体験できます。
また、国や自治体の各種補助金制度の利用も費用軽減につながるでしょう。
RPAツールの持続的な効率化に必要なこと
RPAツール導入後も持続的に効率化を図るためには、継続的な評価と改善が必要です。RPAツールを導入した後も、業務プロセスやツールの使用状況を定期的に見直し、さらなる改善策を検討することで、長期的な効果を維持できます。
RPAを管理する人材育成の重要性
RPAツールの管理者は、複数人を選出して育てるとよいでしょう。管理者が1名だと、異動や退職で管理者が不在になった場合、RPAツールが野良ロボット化する可能性があるため注意が必要です。
野良ロボット化したRPAツールは、その存在や動作を把握できず、更新や修正ができないため当初設定された動作を続けるだけになります。その結果、業務効率を低下させたり、システムに負荷をかけたりする場合があり、最悪はシステムダウンの原因となることもあるのです。
管理担当者を複数人育成して運用管理チームを作成。RPAロボットの情報管理や作成時のアドバイス、定期的なチェックをおこなって、野良ロボット化の発生を防ぐとよいでしょう。
まとめ
RPAの導入は、経理事務の効率化と業務改善に大きな可能性をもたらします。適切な準備と計画、そして人間との最適な役割分担により、生産性向上と働き方改革を実現できます。費用やランニングコストを考慮しつつ、効果を正確に測定することが重要です。また、継続評価と改善を行うことで、長期的な成功につながります。
RPA技術は今後も進化を続けると期待されています。特に、AIとの連携により、より高度な判断業務の自動化が可能になるでしょう。また、クラウドベースのRPAサービスの普及により、導入コストがさらに低下し、中小企業でも導入が進むと考えられます。今後のRPAの進化により、経理事務の効率化はさらに加速すると期待できるのです。
RPAについて詳しく知りたい場合はこちら>>
【ひとり経理の効率化術｜RPAとは？経理業務への導入で期待できるポイント】をご参照ください。
