経理初心者に教えるべき基礎知識｜買掛金について解説

新入社員にとって経理業務の基礎を学ぶことは重要です。その中でも「買掛金」の仕組みを理解することは欠かせません。事業活動にとって最も多く使われる勘定科目の1つであり、さまざまな処理方法を覚える必要があります。

この記事では、経理責任者が部下に説明するために必要な買掛金の基本から管理のポイントまでをわかりやすく解説します。ぜひ参考にしていただき、部下に自信を持たせてあげましょう。

買掛金の基礎知識

買掛金とは、企業が商品やサービスを購入した際に、代金を後払いにする場合に発生する債務のことです。

具体的には、仕入先から商品を受け取った時点で買掛金が発生し、支払期限までにその代金を支払う必要があります。負債として計上され、バランスシート（貸借対照表）に表示されます。

支払手形との違い

支払手形は、買掛金と同様に後払いの形態を取りますが、支払いを約束する手形を振り出す点が異なります。

手形には決まった支払期日があり、その日までに支払いが必要です。一般的に、30日・60日・90日に区分され、卸売業と製造業の分野で多く使用されます。また業界によっては割引・裏書をする場合もあり、手形の取り扱いについても併せてコーチングしましょう。

未払金との違い

未払金も企業の負債ですが、買掛金とは用途が異なります。

買掛金は主に商品やサービスの購入に関連する債務ですが、未払金はそれ以外の支払い義務、たとえば設備の購入や光熱費の支払いなどに関連するものです。なお、未払金もバランスシートに計上されますが、流動負債もしくは固定負債に記載されます。

経理初心者は、買掛金と未払金が混雑しやすく、記入する際には注意することを伝えておくと良いでしょう。

買掛金の管理で知っておくべきポイント

買掛金の管理は、企業の財務状況や信用に直結します。ここでは、新入社員に伝えるべきポイントについて紹介します。

・買掛債務回転期間を意識する
・支払い漏れは信用低下
・年間スケジュールを確認しておく
・買掛金がマイナスになったら

買掛金の管理方法について理解させ、効率的な作業ができるように教えてあげましょう。

買掛債務回転期間を意識する

買掛債務回転期間は、買掛金がどのくらいの期間で支払われているかを示す指標です。

買掛債務回転期間を知れば、支払い能力を把握することができます。経理担当者は、売上債権回転期間と比較し、バランスを調整しなければなりません。回転期間や資金繰りなどについても教えてあげれば、事業の流れも意識でき作業効率が上がります。

支払い漏れは信用低下

買掛金の支払いを期限までに行わないと、仕入先・取引先からの信用が低下します。また支払い漏れが多ければ、支払期限が短くなったり、取引条件が厳しくなったりし、場合によっては取引停止に至ることもあります。

上記のポイントを周知させ、期日が守られているか定期的にフォロー・チェックしてあげましょう。

年間スケジュールを確認しておく

業種によっては閑散期や繁忙期があります。経理担当者は、年間の支払いスケジュールを把握し、計画的に資金を準備することが大切です。

特に、期末や四半期末には多くの支払いが集中することがあるため、経理初心者には年間スケジュールについても事前に伝えておけば効率的な作業ができるでしょう。

買掛金がマイナスになったら

買掛金がマイナスになるという状況は、通常、仕入先に対する過剰な支払いが発生していることを意味します。これは不自然な状態であり、原因を迅速に特定し、是正する必要があります。

買掛金がマイナスになる主な原因
・内容（金額）に誤りや漏れがある
・1つの取引を重複して記帳している
・会計ソフトの場合、期首残高を登録していない

定期的に買掛金の残高を確認し、異常があればすぐに対応させましょう。

買掛金の会計処理・仕訳

買掛金は、経理で日常的に使う勘定科目の1つです。経理担当者は、すべての買掛金の仕訳パターンを紹介し、流れを理解させてあげましょう。

1.仕入れを計上したとき

たとえば1,000円の商品を掛取引で仕入れた場合、仕入れが完了した時点で、以下のように仕訳を記帳します。

買掛金の発生するタイミングは、企業によってさまざまです。出荷時・納品時・商品の検収時など、自社の発生基準も一緒に説明しましょう。

2.現金で支払ったとき

仕入後、請求書が届きます。現金で支払った際の仕訳は、以下の通りです。

3.銀行振込したとき

銀行振込で支払った際の仕訳は、以下の通りです。なお、振込みの際には、振込手数料が当方負担か先方負担か、チェックすることを併せて指導しましょう。

4.値引き場合

また後日、値引きされることもあります。たとえば、50円値引きされた際には、逆仕訳を記載し、消込みをしてあげましょう。

5.売掛金と相殺した場合

また買掛金は、売掛金と相殺が可能です。相殺する際の仕訳は、以下の通りです。なお、相殺後は、領収書の交換が必要であり、発送・受取の確認作業についても教えてあげましょう。

電子取引が多ければクラウド会計システムがおすすめ

最近、企業間での電子取引が増加しており、買掛金の管理も電子化が進んでいます。

クラウド会計システムの証憑保存機能を活用すれば、電子取引における買掛金の管理を効率的に進めることが可能です。仕訳伝票に請求書・領収書の紐づけ・保存ができ、検索や確認が容易になります。

もしどのシステムを利用するのか迷った場合は、TKCシステムがおすすめです。法令に基づく証憑保存要件を満たしており、法的リスクの軽減にも役立ちます。また、金融機関や税務署からの信頼が厚いという点も重要です。

クラウド会計システムのメリット
1,効率的な証憑管理: 電子証憑を一元管理し、必要な情報を迅速に検索・確認可能
2,法令遵守: 電子帳簿保存法に準拠した証憑保存
3,コスト削減: 紙の証憑を削減し、保管コストや管理コストを削減

クラウド会計システムの証憑保存機能を活用すれば、買掛金の管理がよりスムーズになり、経理業務全体の効率化が図れるでしょう。

まとめ

経理初心者に買掛金の仕組みを教える際には、基本的な概念から具体的な管理方法までを丁寧に説明することが大切です。今回は、以下の内容を紹介しました。

・買掛金の基礎知識
・買掛金の管理方法
・買掛金の会計処理・仕訳

この記事を参考に、わかりやすく伝えることで、新入社員がスムーズに経理業務に取り組めるようサポートしましょう。