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時は金なり!会議の進め方を見直し効率性アップを目指そう

不必要に長引く会議ほど無駄に感じてしまいがち

職場での業務が多忙であるほど、会議に参加する時間がもったいないと感じてしまうものです。しかも、参加した会議が予定よりも長引いてしまうと会議そのものが無駄に感じてしまうことがあります。

会議は時間をかけずに集中的に行って、できるだけ早く結論を導き出すことが理想ですが、思うように会議が進まないと不満に感じてしまいがちです。会議を効率的に進めるための改善点についてみていくことにしましょう。

会議の目的を明確に示す

会議を効率的に進めて、短時間で終了させるために行いたいことは、会議の目的を明確に示すことです。

会議の目的として一例をあげると、「年間の売上目標案について意見を求め、売上目標を決定する」ということや、「社内で開発する新製品のアイデアを募る」ということになります。

会議を行う前に、参加者に対して会議の内容と目的も示しておくことで、参加者としては事前に意見を考えておくことができます。

そのほか、会議の資料を事前に渡しておくことで効率化が実現します。たいていは会議の資料は会議が始まる前に配布されますが、その場合、会議資料の内容について理解する前に会議が始まってしまうため、会議で意見を出しにくくなってしまいます。

参加者が会議の目的や内容を理解しているときほど、会議中にスムーズに発言できるようになることから、会議の目的は事前に示しておくことが大切です。

参加人数を絞る

また、参加人数を絞ることも会議の円滑化に効果が見込めます。

会議の参加人数が増えるほど発言者も増えることになりますが、特に問題となりやすいのは話が脱線してしまうことです。

会議と無関係な内容の話を行っている場合、その場が盛り上がることがありますが、冷静に考えるとそんな時間ほど無駄に感じることはありません。

さらに、参加人数が多いほど参加者の意見も多様なものとなり、決める段階に入ったとしても反対意見が出やすく、結論がなかなかまとまらないこともあります。

そのようなことを防ぎ、会議の円滑化を図るためにも、参加者を絞ることが効果的といえるのです。

時間に対するコスト意識を持ち、終了時間を厳守する

会議の参加者が特に意識したいことは、会議の時間に対するコスト意識を持つことです。この意識を持つことによって、終了時間を守る気持ちが高まります。

労働生産性を高めるためには、生産額を増やすか、労働者数もしくは労働時間を減らす必要があります。しかし、会議の参加者が多く、それに加えて予定よりも会議が遅く終了してしまうと、会議の労働生産性は下がることになってしまいます。

会議を主催する立場としては議論したいことがたくさんあり、会議に時間をかけたいと考えることがあるかもしれません。

しかし、参加者としては、他の業務に時間をかけたいと考えていることから、できる限り短時間で会議を済ませたいと考えているものです。

会議の時間にはコストが発生していることを踏まえ、時間内に終了させることを心がけましょう。

ファシリテーターのスキルを高める

会議を時間内に終わらせるためには、ファシリテーターのスキルが重要な位置づけとなります。

ファシリテーターとは会議の進行役を指し、会議において中立的な立場をとっています。スムーズに会議を進めるために、意見が出ない場合は意見を出しやすい雰囲気を作ったり、話が脱線した場合は一言注意して会議の本題に戻すようにしたりするのがファシリテーターの役割です。

さらに、緊張感に包まれている会議では冗談を交えて場の空気をほぐすこともあります。

ファシリテーターしだいで会議が順調に行われることを踏まえれば、ファシリテーターのスキルを高めておくことも、会議の円滑化の面では重要なことといえるでしょう。

会議の方法を改善し、短時間で終了する仕組みを作っておけば、他の業務に時間をかけることができるため、職場の活性化につなげられます。

「時は金なり」ということを意識して、時間内に会議を終わらせる姿勢を持つことが大切です。

(画像は写真ACより)

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