役員・社員が海外出張をしたときの経理処理

厚生労働省は、労災保険の適用範囲を明確にする為に、海外出張と海外赴任の区別基準を定義しております。
海外出張者とは、「単に労働の提供の場が海外にあるにすぎず、国内の事業場に所属し、その事業場の使用者の指揮に従って勤務する労働者」と定義しております。海外出張に係る旅費等については、旅費等の支出の実態について会計処理をしておく必要があります。

海外出張旅費等の税務上の原則的な取扱い

旅費や出張手当等について、通常必要と認められる範囲を逸脱して支給された場合には、その逸脱した部分は給与と判断される可能性があります。その為、支給が役員に対するものであった場合には、当該役員報酬は定期同額給与の要件を満たさないため、損金計上が認められません。後で給与であると判断された場合には、会社に源泉徴収義務違反があったと判断され、修正申告が必要となり、追徴課税されてしまう可能性もあります。また、交通費ではなく給与と認定された場合、仕入税額控除に含めることができないため、消費税の納税額も変わってしまいます。役員・社員が海外出張をしたときは、間違いのない経理処理が大切です。

1.旅費規程の作成 <通常必要と認められる範囲>
旅費規定を整備し、出張者の職位や業務内容等に応じて支給・補助をする費用の額や範囲を具体的に定めておく必要があります。
例えば、海外旅費に含まれる実費項目として、「交通運賃」、「宿泊料」、「運送費、荷造費」を実績精算とするのか、「日当」、「支度金」については定額支給とするなどルール化しておく必要があります。法人税基本通達の注書きには、「社会通念上合理的な基準によって計算されている等不当に多額でないと認められる限り、その全額を旅費として経理することができる」と記載されています。同業他社の海外出張手当の支給実態を参考にして決めるなど、一般的に適切と思われる範囲に抑えて規定すれば、通常は損金計上が認められます。

2.海外子会社に起因する海外出張に注意
海外子会社に起因して海外出張の必要が生じ、その旅費等の経費は海外子会社が負担すべきと判断されるような場合には、当該経費は親会社の経費と認められず、親会社の負担は海外子会社への寄附や利益移転とみなされる可能性があります。この様なケースでは、海外出張費はどちらが負担すべきものなのかについて適切な判断をする必要があります。

3.業務と業務外の区分判断
法人の役員や使用人の海外出張が業務遂行上必要なものであるかの判断は、その旅行の動機や参加者の役職、旅行内容の業務関連性により実質的に判断することになります。
海外出張の準備や海外出張中の出費の損金計上については、当該経費が業務上の必要性に応じて出費されたものと立証できるか否かで判断が分かれます。一般的には、支出の日付、金額、支払先、内容などについて記録を残しておく必要があります。個人的な土産代や業務に関係のない飲食費等、内容が業務に関連していない場合には、会社の事業のために要した支出とは認められません。業務外の経費を出張者に支給した場合には、当該費用は出張者への給与と判断されます。そのため、役員や社員の海外出張が、個人的な観光等、業務に関係のない旅行と併せてなされたものである場合には、出張旅費について業務期間と業務外の期間に応じて按分し、業務期間に該当する部分の費用についてのみ損金計上する必要があります。業務外の期間に対応する支給額は役員や社員への給与と判断されます。
業務上の経費として損金計上した場合には、その出費が業務上の経費に該当するものであることを示す証憑を残しておく必要があります。海外出張から帰ってきた社員には、出張報告書の提出を義務付け、経費精算書に現地で入手した訪問先の名刺、パンフレットなどの資料も添付して保管しておくとよいでしょう。

4.家族等の同伴者の取扱い
海外出張に家族を同伴させた場合、その旅費や宿泊費等は、当該家族が会社の役員や社員ではない限り、業務上の経費としては認められません。海外赴任は赴任者の選択により家族同伴をすることもあると思いますが、一般的に海外出張には家族は同伴させないためです。
以上のように、海外出張には通常、会社の役員や社員ではない家族を同伴させることはないと考えられます。そのため、当該家族についての旅費等は、会社の経費とは認められず、海外出張者への給与とみなされる可能性があります。出張者が役員であった場合には、役員報酬否認による税務上の加算処理がなされます。
ただし、家族が会社の役員や社員ではない場合、海外出張における業務の担当者として適切かどうかの検討をしたうえで、適切と判断された場合には、当該家族に対する出張経費も会社の費用として計上することが認められます。例えば、海外出張者が健康上の問題を有しており、常時家族からの生活の補助を必要としているケースや、語学や専門知識の観点から業務補佐のための同行者が必要なものの、社内に適切な人材がいないために家族に当該補佐を委嘱するケースです。そうした事情があるのなら、それを証明する資料を作成し、保存しておくことが求められます。

以上となります。上記についてご不明点等ございましたら、コンパッソ税理士法人までお気軽にご相談ください。

出典:企業実務2014.12「役員・社員が海外出張をしたときの間違いのない経理処理」
    財務省「民間企業の旅費に関する実態調査報告書」

渋谷事務所 佐藤郁子

 

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