国税関係書類のスキャナ保存制度の見直し

 皆様は「スキャナ保存制度」をご存知でしょうか?制度自体は平成17年からある制度なのですが、使い勝手の悪さなどからあまり広く知られている制度ではないと思います。それが平成27年度の税制改正において見直しがはかられ、要件が緩和されましたので、今回はこの「スキャナ保存制度」についてご紹介したいと思います。

1.制度の概要
 この制度は、今まで紙での保存が求められていた国税関係書類について、一定の要件のもと、紙での保存に代えてスキャナを使用して作成した電子データにより保存できるという制度です。

2.改正点
(1)対象書類の見直し
 スキャナ保存が可能な書類は以下のとおりとなっておりますが、今回の見直しでの大きな変更点は、3万円以上の契約書・領収書もスキャナ保存が可能となったことです。

*ただし、契約書・領収書等の重要書類のスキャナ保存については、定期的なチェック及び再発防止策を社内規定等において整備するなどの『適正事務処理要件』を満たしていることが必要となります。

(2)電子署名要件の見直し
 タイムスタンプを付し、入力者等に関する情報を保存することにより、改正前まで必要だった、電子署名が不要となりました。

3)大きさ情報・カラー保存要件の見直し
 契約書・領収書などの重要書類以外の書類については、書類の大きさに関する情報やカラーでの保存が不要となりました。

3.手続き
 「スキャナ保存」を実施するためには、実施しようとする日の3か月前の日までに、一定の事項を記載した承認申請書を提出する必要があります。
 なお、今回の改正は平成27年9月30日以後に行う承認申請について適用となりますのでご注意ください。

4.メリット・デメリット
(1)メリット
   ・保存場所が不要となることによるスペースの有効活用。
   ・データ保存のため検索性が向上。
(2)デメリット
   ・タイムスタンプを付すためのシステム導入コスト。
   ・規定作成など導入前の事務の煩雑さ

 導入に際しては事前の計画が必要とはなりますが、ペーパレス化などを進めている場合にはこの「スキャナ保存制度」を一度検討してみてはいかがでしょうか?

出典:財務省HP 国税庁HP

渋谷事務所 福田訓久

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