「交際費」承認手続き

中小企業等における交際費は、販路開拓・売上拡大につながるために欠かせない支出といえます。
税法上の交際費等とは、普通考えられているところより広範囲なものです。一般に、得意先や仕入先等事業に関係のある人に、接待、供応、慰安、贈答等のために支出する費用が交際費等になるとされています。もちろん、実情を考慮して、福利厚生費、一定の場合の飲食費、少額広告宣伝費、会議費、取材費等は、交際費等から除かれる費用であり、交際費等とそれ以外のものとの区分経理は、きちんと整理する必要があります。
ですが、支出可否の境界線が曖昧であったり、一定の社内ルールがあっても、営業担当者がそのルールを理解し遵守しているとは限りません。そのためには、交際費に関する基本方針を明確にすることで、ルーズな営業担当者を引き締めるだけでなく、取引先との関係強化策としての交際費の費用対効果を明らかにすることにも繋がります。
では、具体的に承認の手続きをみてみましょう。

会議費で処理できる範囲の意識づけ
1.取引先等との飲食費が1人当り5,000円以下であれば、交際費等の範囲に含めなくて大丈夫です。
2.交際費等の損金不算入制度が改正され、平成26年4月1日以後に開始する事業年度から適用することとされました。
  (1)交際費等の額のうち、接待飲食費の額の50%に相当する金額は損金の額に算入することとされました。
  (2)中小法人(注1)は、上記(1)の接待飲食費の額の50%相当額の損金算入と、定額控除限度額(注2)までの損金算入のいずれかを選択適用できること
     とされました。
      (注1)普通法人のうち事業年度終了の日において資本金の額又は出資金の額が5億円以上の法人などの一定の法人による完全支配関係がある
          子法人等を除きます。
      (注2)定額控除限度額とは、800万円にその事業年度の月数(1月に満たない端数があるときは、これを1月とします)を乗じてこれを12で除して
          計算した金額をいいます。

営業と管理の両部門の承認を前提とする
図1

・接待等が必要な理由(目的)、相手方、予算を記した事前申請書の提出を求めます。
・図1のように一連の流れをふまないと、支出を認めないという原則を徹底します。
・営業課長が不在であれば、その上の部長に申請(確認)をします。
・接待等が終了したら、報告書などの提出を義務づけると、経費支出が適正か判断できたり、領収証等を紛失してしまうトラブルの抑止にも繋がります。

原則通りでなく、なんらかの理由で上司承認や管理部門の承認を経ないで、交際費の支出がなされる場合は、事後承認(上司の確認)を行い、報告書に具体的な対応を記載することを徹底します。端的にいって、一切を事前申請するのは不可能です。接待者は、会社にきちんと報告して、費用精算を求める
必要があります。また、上司には事後報告になる理由を事前説明や口頭で承認を得ることが大切です

交際費支出のあるべきチェックの仕方
ルーズな交際費管理に社内不正を招く恐れがあります。例えば、私用での飲食、接待相手がいない職場内での飲食への流用です。具体的には、「お車代」を渡したとして申請し、領収証がないケースなどです。営業部の管理職の不正などチェックが効きにくいところです。これらの対策として、ある上場企業では、抜き打ちで申請どおりの場所、人数、内容での接待が行われていたか調べたところがあるそうです。

以上となります。上記のように承認の手続きを一度確認されることをおすすめします。

出典:企業実務2015.9 「交際費」承認手続き 福山 穣、原 裕二

渋谷事務所 佐藤郁子

 

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