面倒な経理を効率化するためのポイント8つ

 経理は会社のお金の状況を把握するためにとても大切なものです。ご自身で定期的に会社・事業の経理をすることにより、リアルタイムにお金の状況を把握することができ、迅速な意思決定に役立ちます。しかし、経理を「面倒くさい」と感じる経営者・フリーランス・経理担当者の方も多いかと思います。(我々会計事務所職員ですらそうです)
ここでは、そんな面倒な経理業務を効率化するために意識すべきことを挙げてみます。

1.紙を使わない
 紙の伝票、現金出納帳、預金出納帳などを手書きでわざわざ作ったりしていませんか?
手書きだとそもそも記入に時間がかかりますし、合計額などをいちいち電卓を叩いて出さないといけません。金額が正しいかどうかのチェックや、ミスがあったときの修正も大変です。

2.クラウド会計ソフトを使う 
 紙を使わない代わりに、会計ソフトを使いましょう。最近ではオンライン上で使えるクラウド会計ソフトというものがあります。こちらは後述するネットバンクやアプリなどと連動できます。連動してしまえば入力自体をしなくて済みますので、かなりの時間短縮になります。

3.ネットバンクを使う
 インターネットバンキングのデータを利用すれば預金の入力を一からしなくて済みます。
個人なら無料、法人でも月2,000円前後で契約できます。法人であったとしても、経理に割く時間を大幅に削減できることを考えれば、安い投資ではないでしょうか。

4.現金取引を減らす
 現金取引が多いとクラウド会計ソフトやネットバンクの良さを活かすことができません。
現金取引は、領収書を見ながら手で入力せざるを得ないのが現状です。支払はできる限りクレジットカード、電子マネー、銀行振込を使い、売上もクレジットカード決済や振込にしてもらえるように工夫してみましょう。

5.口座、取引を減らす 
 口座や取引自体が多いといくらネットバンクで連動していても大変です。不要な口座は解約するなどしてできるだけ少なくした方がすっきりします。また、購入・支払、現金引き出し・預入などはできる限りまとめてやれば取引自体が少なくなり、仕訳数も少なくて済みます。

6.領収書の保存に時間をかけない 
 領収書は保存しておかなければなりませんが、「綺麗に」保存しなければいけないと思っていませんか?正直なところ、綺麗にのり付けしたりしなくても、「月ごとに封筒にまとめて紙袋に放り込む」とかで構わないのです。領収書を丁寧に整理することより、「ソフトに入力したらもう領収書は見ない」くらいの気持ちで、きちんと定期的に経理することを意識しましょう。

7.Excelで入力する
 「入力」というと会計ソフトに直接入力を考える方が多いかと思いますが、実はExcelに入力して会計ソフトに取り込む方法もあります。経験上、どんな会計ソフトよりもExcelに入力する方が早いです。普段お仕事でExcelを使っている方や、「簿記とかわからないけど金額と内容なら入力できる」という方はExcelへの入力も検討してみてはいかがでしょうか。会計ソフトを持っておらず、税務申告を税理士事務所に頼んでいる場合でも、入力したExcelファイルを決算時に税理士事務所に渡せば大丈夫です。

8・できれば毎日経理する 
 なんでもそうですが、経理も溜めれば溜めるほど、どんどん面倒くさくなってしまいます。一年分だと大量でも、毎日やっていれば一日3~5分くらいで終わります。取引の翌日に入力すれば、あとでレシートを見返して「これ何買ったんだっけ」「これは何の取引だったっけな」と思い出す時間も短縮できます。
 以上、経理をスピードアップする方法についてざっと思いつくものを挙げてみました。何か一つでも参考になるものがございましたら幸いです。

渋谷事務所 相原征爾

 

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