時短術!経理処理の進め方について

今政府が進めている「働き方改革」は、長時間労働の是正や同一労働同一賃金の導入などがテーマです。労働時間が短縮されて賃金が増額と、一見、良いことづくしの様にみえますが、改革の裏では企業が時間短縮を強要しプレッシャーを与える「時短ハラスメント(ジタハラ)」などの嫌がらせが問題視されているようです。不要なトラブルを避け、時間短縮ができれば、企業にとっても働く方にとっても時間の有効活用に繋がります。
ここでは、業務の効率化の一つ、経理処理の効率化にスポットをあてたいと思います。
 
経理は、毎日の積み重ねによる努力が必要不可欠です。報告資料や支払いなど締め日がある一方、数値を扱うため、ミスは大きなトラブルに発展します。経理には、正確かつタイムリーな処理を行うスキルが求められます。では、経理処理を行なう際に、日常業務のどこを見直せば、時間短縮に繋がるのか、まとめてみました。
 ◆毎日、同様の処理があるにもかかわらず、仕事のルーティン化がされていない
 ◆スケジュール管理ができていない
 ◆業務マニュアルがない
 ◆ツールを使いこなしていない
 ◆ファイリングがきちんとされていない
 ◆不明なことが起こると立ち止まる
 
この中でも、「ツールを使いこなしていない」について、具体的に更に掘り下げていきたいと思います。
 
【ITツールの活用】
経理処理は、様々なソフトを使いこなすことで、作業時間の短縮だけでなく、人為的ミスがなくなります。また、ITツールを使用することで、最新のサービスを理解し、情報を収集する過程で、経理担当者の視野が広がり、ビジネスマンとしての基礎力がアップします。
①クラウド会計ソフト
 手書きの処理を減らし、毎日の仕訳計上を自動的にすることで、残高を一致させるなどの手間が省けます。
 仕訳計上の時間短縮は、月次集計の早期化につながり、迅速な経営判断ができます。
②WEB帳票発行システム
 経理担当者の残業が月末月初に集中してしまう原因のひとつに請求書の発行があります。一枚一枚、請求内
 容を確認し、印鑑を押印、封入し切手を貼り送付することは、手間を要します。そこで、WEB上で発行す
 るクラウド型のシステムを導入することで、請求書や納品書、支払 明細などの電子帳票が作成され、顧客
 ごとの管理、郵送代行まで対応できます。また、請求書などの帳票を電子保存することで、保管場所が 不
 要となります。(※1)
(※1)国税関係帳簿保類の電磁的記録による保存を行う場合には、法令で定められた要件を満たし、税務署長等の承認を受ける必要があります。
③経費精算システム
 例えば、クラウドを活用した経費精算システムは、機能面で拡張性がある場合が多く、法令改正(増税)や
 運賃改定にも即座に対応してくれ ます。社内で発生する様々な経費の申請から承認、支払処理を一元管理
 できますし、会計ソフトと連携し自動仕訳や振込データの作成なども 実現できます。選定する際には自社
 に最適なシステムを選択して下さい。
④ネットバンキング
 ネットバンキングの便利な点は、窓口やATMに行く手間が省け、振込手数料も安く、夜間でも利用可能な
 ところです。それだけでも人件費 の削減に繋がり、空いた時間で他の業務ができます。なるべく現金を扱
 うことを避けることで防犯上のメリットもあります。
 
繰り返しますが、経理処理に一番大切なことは正確さです。早さばかり追求して、間違いが多くては、後で修正する作業に時間が費やされてしまいます。きちんと手順を踏んで、知識を磨くことで、自然に時間の短縮ができるようになると思います。
 
出典:企業実務2017.3「経理処理を早く進めるTips集」より
 
 

渋谷事務所 佐藤郁子

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