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「見える化」で職場の状況を改善!どんな内容の見える化が効果的?


「見える化」の導入で業務の効率性がアップ!

近年は、多くの企業が「働き方改革」を進めており、働きやすい環境づくりを目指しています。しかしながら、働き方改革が思うように進まないと頭を悩ませている企業もあるのではないでしょうか。

そこで検討したいのが「見える化」の導入です。業務の状況をわかりやすい形で示すことによって、社員全員が効率的に業務に取り組めることから、業務の効率性向上が期待できます。

仕事の見える化とは?

仕事の見える化とは、一つの作業を行うのにかかる時間や業務のスケジュール、組織の状態など、一見すると見えにくいものをはっきりと目に見える形で示すことを指します。

仕事の見える化に取り組むメリットは、社内のメンバーが行っている業務を効率的に進められる点です。

例えば、社内のあるメンバーだけが業務を効率的に行う方法を知っていたとしても、他のメンバーがその方法を知らなければ、社内全体では業務を処理するスピードが低下してしまいます。

しかし、業務の方法の見える化を実施すれば、メンバー全員が業務を効率的に処理する方法を理解できるため、社内全体の業務の処理速度がアップします。

仕事の見える化は、業務を進めるにあたって見えにくい状況にあるものや、見えやすくすることによって業務の効率性がアップするものを中心に実施していきます。

労働時間の見える化

見える化によって業務の改善効果が期待できるものに「労働時間の見える化」があります。

労働時間の見える化とは、どの業務にどの程度の時間がかかっているのか、ということを見えるようにするものです。

例えば、ある社員の一日の業務内容をチェックした場合、メールの処理に時間がかかっており、顧客対応の時間がなかなか取れないとします。この場合、メールを処理する時間を短縮すれば、顧客対応の時間にあてられることがわかります。

このように、労働時間の見える化によって、時間がかかりすぎている業務、時間をもっとかけた方が良い業務を一目で見分けられます。

また、労働時間の見える化を実現すれば労働時間を短縮できるため、残業が減り、定時で帰れる人も増えます。それによって、勤怠管理も容易になるメリットもあります。

スケジュールの見える化

また、業務の効率化を目指すなら、スケジュールの見える化も最適です。

スケジュールの見える化を行うためには、タスクを見える化しておく必要があります。処理すべきタスクは何があるか、どのタスクを優先的に処理するべきか、ということを明確にしておくことで、どのタスクをいつまでに処理すれば良いかがわかります。

タスクの優先度を決めたら、メンバーにとってわかりやすいように、月間の予定を書き込めるホワイトボードに記入していきます。

これにより、メンバーは「いつまでにどの作業を行えば良いのか」ということが一目でわかるようになるため、作業の期限までに終わらせることができるようになります。

組織状態の見える化

そのほか、組織の状態の見える化も大切です。組織の状態の見える化によって職場の状況がわかりやすくなります。

組織の状態の見える化を実現するためには、組織図を利用する方法が一般的です。組織図を作成することによって、どの業務を誰が行っているのか、ということを一目で確認できます。

そのほか、組織図に育休や産休などの取得者も合わせて掲載しておくことも一つの方法です。それにより、自社では育休と産休の制度を導入している、ということを明確に示すことできます。

見える化のメリットは、全ての社員が情報を共有できる点にあります。見える化を推進して働きやすい環境づくりを目指していきましょう。

(画像は写真ACより)

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